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Datenerfassungsdienste ordnen Daten nach bestimmten Kriterien aus vorbestimmten Quellen so ein, dass die erfassten Daten wiederum für bestimmte Zwecke genutzt werden können. Vor dem Beginn des digitalen Zeitalters waren Datenerfassungsdienste sogenannte Schreibstuben, die im Auftrag von Unternehmen Notizen, Akteninhalte oder auch besprochene Tonbänder auf Papier brachten und einordneten. Heute werden meist bereits digitalisierte Daten mit entsprechender Software zur Datenverarbeitung und Datenbanken aufbereitet. Datenerfassungsdienste arbeiten üblicherweise im Auftrag eines Kunden wie etwa einem Industriebetrieb, um die dort anfallenden Daten aus der Produktion, dem Verkauf oder auch dem Personaldienst in die entsprechende Form beziehungsweise Datenbank zu bringen und abrufbereit zu machen. Nach wie vor bestehen aber auch riesige Mengen an analogen Daten, die der Digitalisierung bedürfen. Je nach Art der vorliegenden Daten können diese durch die Datenerfassungsdienste beispielsweise mittels Scanner und OCR-Software in digitale Daten verwandelt werden. In bestimmten Fällen kann es aber auch vorkommen, dass die Datenerfassung und Digitalisierung mittels Handeingabe beziehungsweise über die Tastatur erfolgt.